Gradivo izvan arhiva

Arhivi i stvaratelji

Što mogu ili trebaju učiniti stvaratelji gradiva?

Dobro upravljanje poslovnom i službenom dokumentacijom iznimno je važno za svaku organizaciju. Dio dokumentacije koja nastaje u poslovanju s vremenom će izgubiti značaj, no dio će se trajno čuvati kao vrijedan informacijski resurs i pisano svjedočanstvo o prošlosti. Stvaratelji toga gradiva i arhivi trebaju osigurati da ono bude primjereno zaštićeno i obrađeno te dostupno čim to bude pravno moguće.

Klasifikacijski plan dokumentacije

Temeljito proučite djelatnost, poslovne funkcije i aktivnosti svoje organizacije i dokumentaciju koja pri tome nastaje ili se koristi. Polazeći od osnovnih područja djelatnosti sastavite klasifikacijski plan koji će obuhvatiti cjelokupnu dokumentaciju koju imate ili bi mogla nastajati u poslovanju.

Sustav upravljanja dokumentacijom

Razradite postupke, pravila, organizaciju poslova i zaduženja u upravljanju dokumentacijom. Izradite pravilnik, upute ili drugi akt kojim ćete to opisati i formalno utvrditi. Pobrinite se da s tim dokumentom budu upoznati svi koji mogu imati neku ulogu u odnosu na dokumentaciju.

 Uvjeti čuvanja i obrada gradiva

Osigurajte primjerene uvjete čuvanja dokumentacije koju posjedujete sukladno propisima i standardima. Osigurajte kontinuiranu skrb za svaku cjelinu dokumentacije koju posjedujete, bez obzira na to nalazi li se u pismohrani ili negdje drugdje. Pobrinite se da je gradivo sređeno i popisano: gradivo koje to nije ne samo da se teško pronalazi i koristi, nego je i u opasnosti da bude izgubljeno. Nadležni vam arhiv može dati upute ili pomoći u sređivanju i popisivanju.

Osposobljavanje i stručno usavršavanje

Prema zakonu svaki stvaratelj javnoga arhivskog gradiva treba imati stručnu osobu s položenim stručnim ispitom za zaštitu i obradu arhivskog gradiva. Arhivi organiziraju i posebne tečajeve za pripremu stručnog ispita i radionice za stručno usavršavanje zaposlenika stvaratelja arhivskog gradiva.

Vrednovanje i popisi s rokovima čuvanja

Izradite popis s rokovima čuvanja dokumentacije u vašoj organizaciji te ishodite odobrenje nadležnog arhiva. Bez takvog popisa ne možete izlučivati gradivo koje vam više ne treba i ne morate ga čuvati. Ovaj će popis smanjiti vjerojatnost da donesete krive odluke o čuvanju ili uništenju dijela dokumentacije. Za izlučivanje i uništenje izlučene dokumentacije trebate odobrenje nadležnog arhiva, kojemu treba dostaviti i jedan primjerak zapisnika o uništenju.

Predaja gradiva

Gradivo trajne vrijednosti predaje se nadležnome arhivu u sukladno propisima uređenom postupku. Ako dođe do prijenosa dijela nadležnosti na drugo upravno tijelo ili drugu pravnu osobu, vjerojatno će se predati i dio dokumentacije koja se odnosi na prenesene poslove. O tome treba obavijestiti nadležni arhiv i zatražiti njegovo mišljenje.

Nadzor i stručna pomoć

Zakon ovlašćuje arhive da vrše nadzor nad zaštitom arhivskog i registraturnog gradiva stvaratelja u svojoj nadležnosti. Svrha je ove mjere poboljšati uvjete čuvanja, obrađenost i iskoristivost gradiva koje se nalazi kod stvaratelja. Arhiv treba obavijestiti o svim važnijim promjenama i mjerama koje se poduzimaju u svezi s gradivom.

Skip to content

Ova web stranica koristi kolačiće (eng. cookies) kako bi poboljšala korisničko iskustvo. Nastavkom uporabe stranice prihvaćate uvjete korištenja. više

The cookie settings on this website are set to "allow cookies" to give you the best browsing experience possible. If you continue to use this website without changing your cookie settings or you click "Accept" below then you are consenting to this.

Close